I Södertälje kommun har man gjort en radikal förbättring i kommunens strävan att eliminera slöseri och maximera nyttan av tillförda resurser. Det har skett inom vinterväghållningen som sparar 3,5 miljoner kronor och 80 procent av administrationstiden jämfört med tidigare. Dessutom ligger man i framkant vad gäller teknik och information.

Vinterväghållningen i Södertälje kommun är den enskilt största kostnadsposten i den yttre skötseln. Årligen budgeteras 18 miljoner kronor i kommunförvaltningen och lika mycket i Telgekoncernen (det kommunala fastighetsbolaget). Snörika vintrar kan det bli 30 miljoner kronor varje vinter enbart i kommunförvaltningen.

Snöröjning, sandning och saltning sköts av ett 80-tal fordon. 75 procent av arbetet sker med lokala entreprenörer.

Arbetet utförs på löpande räkning. Från och med 15 oktober till och med 15 april finns en beredskapslagd driftledning som bevakar det meteorologiska läget i och runt Södertälje. När risk för snö föreligger finns beredskapen att avropa rätt åtgärd i rätt tid. Kommunen har egna mätstationer som ger lokala väderprognoser vid sidan om prognoserna från SMHI och andra vädertjänster. Södertälje är unikt när det gäller vinterväghållning. Det finns ingen stad i Sverige med ett vägnät som är lika kuperat som Södertälje. Det gör det extra besvärligt med framkomligheten vid halt väglag, särskilt för lokalbussarna. Och det är inte bara gator som ska röjas – parkeringar, skolgårdar, p-platser, hamnområdet och tomtmarker ingår i uppdraget.

Samordning, kvalitet och kostnader

År 2009 ville man samordna vinterväghållningen för kommunförvaltningen och det kommunala bolagen, sammanlagt nio enheter. Man gick ut med en upphandlingsförfrågan där syftet bland annat var att få bättre kvalitet och spara kostnader. Entreprenaden gick i gång 2010.
– En viktig del i upphandlingen är de tekniska lösningarna, berättar Jörgen Skagerdahl, som då var driftschef för utförarenheten på Södertälje kommun (numera arbetar han på Huddinge kommun). Här har den lösning som BM System marknadsför varit avgörande för hur vi arbetar numera.

Redan 2004 började kommunen använda GPS-navigering och positionering, genom BM och Mowic. Nu tog man ytterligare ett steg för att utnyttja systemet fullt ut.

Hjärtat i systemet är GPS-mottagarna som finns i alla fordon. Under fordonets färd inhämtas GPS-positioner och tidsangivelser från fordonen. De uppgifterna tillsammans med status (snöröjer, sandar, står still etc) skickas vidare via en databas. BMs programvara MobiWin® QA bearbetar datan och presenterar positionerna på en karta.

– Uppgifterna har i huvudsak använts som verifikation på skötselinsats, särskilt vid handläggning av skadeärenden, men även i samband med kontroll av felanmälan för bedömning av reklamation eller extraordinära åtgärder, berättar Jörgen Skagerdahl.

Stora besparingar

När väl ett snöfall startar är det driftledningens ansvar att avropa ploginsatsen så att den inte påbörjas för tidigt. En full utkallning av alla maskinresurser kostar cirka 500 000 kr per varv och i möjligaste mån vill vi undvika två plogvarv.

Att kalla ut 40 enheter snöröjare tog före förändringen minst 80 minuter, eftersom det gjordes via telefon. Nu sker utkallningen via sms. Antingen hela styrkan eller delar av den, beroende på vilken åtgärd som ska göras. Denna process går nu på ungefär 4 minuter, det vill säga en tidsbesparing på 95 procent.

Nästa besparing och effektivisering var att vidareutveckla den GPS-teknologin genom att automatiskt generera transportsedlarna som är grunden för alla kostnadstransaktioner.

”Vi har åstadkommit mer än vi från början trodde”

Jörgen Skagerdahl
Tidigare behövde entreprenörerna få sina transportsedlar signerade av beställaren (kommunen), vilket gjordes varje fredag efter snöfall. Därefter fick entreprenörerna fakturera. Fakturorna granskades av mottagarna på kommunen. Cirka 10 procent innehöll oklarheter som man fick reda ut. Kontering och attestering tog sin tid. Det som egentligen tog mest tid var att dela upp det utförda arbetet på rätt kostnadsställe; trafikleder, lokalgator, GC-väg, parkering etc.

Nu skickas åkarrapporten via mejl till åkaren och visar hur mycket entreprenören tillåts fakturera kommunen. Åkaren behöver således inte hålla reda på hur mycket han kört åt respektive beställare eller använda ett eget underlag för sin fakturering. Detta förenklar även kontrollen av fakturan som entreprenören därefter skickar till kommunen eftersom kommunen har alla uppgifter i databasen.

Det största enskilda slöseriet i administrationen av vinterväghållningen har ersatts av beställarrapporten. Beställarapporten består av ett utdrag ur databasen på matchade GPS-koordinater enligt beställarens förutbestämda indelning. Några knapptryckningar har således eliminerat åtta timmars manuellt sammanställande.

En nöt att knäcka var också att få en vederhäftig uppdelning av kostnaderna på de olika bolagen. Detta löstes så att en maskinresurs kan göra halkbekämpande insatser åt flera juridiska personer i samma körning, vilket naturligtvis skapar stora samordningsfördelar.

Information via Twitter

En annan sak som Södertälje kommun är ganska ensamma om i Sverige är att man informerar medborgarna om vad man håller på med via Twitter. På #gatorsödertälje lägger man ut information om vilken åtgärd man gör just nu och var man arbetar: ”Just nu saltar och sandar vi gång och cykelvägarna”, eller ”Snöröjning sker nu på alla bussgator”. Tillsammans med BM diskuterar man om att länka särskilda informationer till sociala medier genom att markera dem direkt i MobiWin® QA.

Mer än nöjda
– Vi har åstadkommit mer än vi från början trodde, säger Jörgen Skagerdahl. Precisionen i det vi gör har ökat betydligt. Samarbetet med BM fungerar mycket bra. De är utvecklingsorienterade, vilket gjort att vi kunnat skapa helt nya möjligheter tack vare den här tekniken. Det är roligt att samarbeta med ett företag som ligger i framkant inom det här området.

– Support är mycket viktigt när det gäller avancerad teknik, särskilt när det blir driftproblem, påpekar Jörgen. BM stöttar oss när det blir problem. Support är en viktig parameter när man är systemberoende. Många delar hänger ihop, men det fungerar bra.

– En annan sak är back-up. Allt vi gör finns nu i ett lättillgängligt arkiv. Det är viktigt att man kan plocka fram gamla rapporter i vissa lägen.

– Entreprenörerna är också nöjda, avslutar Jörgen Skagerdahl. Det var en omställningsfas i början, men nu tycker de att det är bra. Omställningen till det nya systemet har gått bra som helhet.